Datenschutzinformation für Mandanten

Mit dieser Information komme ich meinen Pflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nach. Sie erläutert, wie ich personenbezogene Daten im Rahmen eines Mandats verarbeite. Die Information erhalten Sie zusätzlich bei Mandatsannahme als Dokument.

1. Verantwortlicher

Lorenz Julian Sawatzki, Steuerberater
Lauterstraße 14/15, 12159 Berlin
Telefon: +49 151 287 129 70
Festnetz: +49 30 235 911 360
E-Mail: info@stb-sawatzki.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Zwecke der Verarbeitung

Ich verarbeite personenbezogene Daten, soweit dies zur Durchführung des Mandats erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

steuerliche Beratung und Gestaltungsberatung
Erstellung von Steuererklärungen und Steueranmeldungen
Finanzbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung
Erstellung von Jahresabschlüssen und deren Übermittlung und Offenlegung
Vertretung gegenüber Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern und Finanzgerichten
Abrechnung der Leistungen nach der Steuerberatervergütungsverordnung
Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz und der berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten

3. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Anbahnung und Durchführung des Mandatsvertrags
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere nach Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch, Steuerberatungsgesetz und Geldwäschegesetz
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen, etwa zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ihre Einwilligung, insbesondere für die Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail
Art. 9 Abs. 2 DSGVO: besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer, Gesundheitsdaten bei außergewöhnlichen Belastungen) verarbeite ich nur, soweit dies für das Mandat erforderlich ist, auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

4. Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit
Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Steuerliche Kennzeichen: Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Bank- und Zahlungsdaten
Einkommens-, Vermögens- und Buchführungsdaten, Belege und Verträge
Lohn- und Personaldaten von Beschäftigten
Daten zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz, z. B. Ausweisdaten
Kommunikationsinhalte aus E-Mail, Telefon und Mandantenportal
soweit erforderlich: besondere Kategorien personenbezogener Daten

5. Daten weiterer Personen

Im Rahmen des Mandats erhalte ich von Ihnen auch Daten von Personen, die nicht selbst Mandant sind. Dazu gehören insbesondere Ehegatten oder Lebenspartner und Kinder, Beschäftigte, Gesellschafter und Geschäftsführer sowie Geschäftspartner, deren Daten in Belegen enthalten sind. Quelle dieser Daten sind Sie als Mandant oder von Ihnen benannte Stellen.

Diese Daten unterliegen meiner beruflichen Verschwiegenheit. Eine gesonderte Information der betroffenen Personen durch mich unterbleibt daher in der Regel (vgl. Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO). Ich empfehle, betroffene Personen, insbesondere Ihre Beschäftigten, in geeigneter Weise über die Weitergabe ihrer Daten an mich zu informieren. Hierfür können Sie diese Datenschutzinformation verwenden.

6. Empfänger

Ihre Daten übermittle ich nur, soweit dies zur Durchführung des Mandats erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen gewünscht ist. Empfänger sind insbesondere:

Finanzbehörden, Gemeinden und Finanzgerichte
Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften und sonstige öffentliche Stellen
das Unternehmensregister zur Offenlegung von Jahresabschlüssen
von Ihnen benannte Dritte, etwa Banken, Rechtsanwälte oder Notare
meine Berufshaftpflichtversicherung, soweit dies im Schadensfall erforderlich ist

Zur Durchführung des Mandats setze ich außerdem sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:

Kanzleisoftware und Rechenzentrumsdienstleister
Mandantenportal eines externen Anbieters für den digitalen Austausch von Belegen und Unterlagen
KI-gestützte Recherche- und Analysedienste
Hosting- und E-Mail-Dienstleister

Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Dienstleister sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (vgl. § 62a StBerG). Sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach meiner Weisung und nicht für eigene Zwecke.

7. Einsatz KI-gestützter Dienste

Für Recherche, Analyse und Entwurfsarbeiten nutze ich KI-gestützte Dienste. Dabei können auch personenbezogene Daten aus dem Mandat verarbeitet werden. Ich setze nur Dienste ein, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und die eine Nutzung der Daten zum Training von KI-Modellen ausschließen. Die Ergebnisse prüfe ich stets selbst. Steuerliche Beurteilungen und Entscheidungen treffe ich persönlich; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung findet nicht statt.

8. Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Dies gilt auch für die von mir eingesetzten Dienstleister. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

9. Speicherdauer

Ich speichere Ihre Daten für die Dauer des Mandats. Nach dessen Beendigung bewahre ich sie nach den gesetzlichen Fristen auf:

Handakten: zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags (vgl. § 66 StBerG)
Bücher, Aufzeichnungen, Abschlüsse und Belege: nach den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO, § 257 HGB)
Unterlagen zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz: nach den Fristen des Geldwäschegesetzes (vgl. § 8 Abs. 4 GwG)

Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen weiter benötigt werden. Originalunterlagen gebe ich Ihnen nach Abschluss der Bearbeitung zurück.

10. Kommunikation per E-Mail

E-Mails werden zwischen den Mailservern in der Regel transportverschlüsselt (TLS) übertragen. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht nicht. Es kann daher nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Dritte unbefugt Kenntnis vom Inhalt erhalten. Die Kommunikation per E-Mail erfolgt deshalb nur mit Ihrer Einwilligung. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für vertrauliche Unterlagen steht Ihnen alternativ das Mandantenportal zur Verfügung.

11. Erforderlichkeit der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Mandats erforderlich. Zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz sind Sie gesetzlich verpflichtet, die erforderlichen Angaben zu machen. Ohne diese Angaben kann ich das Mandat nicht übernehmen oder fortführen.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Das Recht auf Auskunft und Löschung kann durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die berufliche Verschwiegenheit gegenüber Dritten eingeschränkt sein.

Widerspruchsrecht: Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.

13. Berufliche Verschwiegenheit

Als Steuerberater unterliege ich der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 57 Abs. 1 StBerG, § 203 StGB). Sie gilt für alle Informationen, die mir im Rahmen des Mandats bekannt werden, und besteht auch nach Beendigung des Mandats fort.

Stand: Oktober 2026